У К Р А Ї Н А

Овруцька міська рада

Р І Ш Е Н Н Я

Сорок сьома  сесія                                                            VIIскликання

Від 16 липня 2020 року №­­­­­2445

Овруцької міської ради у новій редакції

Відповідно до статей 8 та 12 Закону України «Про адміністративні послуги», розпорядження Кабінету Міністрів України від 11.10.2017 р. № 782 «Про внесення змін до розпорядження Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 р. № 523 «Деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг» (зі змінами), постанови Кабінету Міністрів України від 21.08.2019 року №783 «Про внесення змін до деяких актів Кабінету Міністрів України», Меморандуму про взаємне співробітництво Овруцької міської ради та Овруцької районної державної адміністрації для поліпшення якості надання адміністративних послуг мешканцям ОТГ та району від 26.11.2018 року, з метою забезпечення надання спільних адміністративних послуг, керуючись ст. 25,26, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада вирішила:

1. Внести зміни до рішення міської ради №1650 від 25.10.2019 року «Про затвердження Переліку адміністративних послуг, які надаються через відділ Центр надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради у новій редакції» та затвердити Перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ Центр надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради у новій редакції, згідно Додатку 1.
2. Затвердити Перелік адміністративних послуг, які надаються у віддалених робочих місцях в старостинських округах Овруцької міської ради с. Бондарі, с. Покалів, згідно Додатку 2.
3. Затвердити інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг, що надаються міською радою, її виконавчим комітетом, іншими виконавчими органами та посадовими особами виконавчих органів, відповідно до затвердженого Переліку послуг.
4. Рекомендувати Овруцькій районній державній адміністрації відповідно до Меморандуму про взаємне співробітництво Овруцької міської ради та Овруцької районної державної адміністрації для поліпшення якості надання адміністративних послуг мешканцям ОТГ та району  (про створення та роботу спільного міськрайонного ЦНАП, у формі роботи ЦНАП ОМС та ЦНАП РДА в одному приміщенні) затвердити Перелік адміністративних послуг.

5.  Вважати таким, що втратили чинність рішення міської ради №1650 від 25.10.2019 року «Про затвердження Переліку адміністративних послуг, які надаються через відділ Центр надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради у новій редакції», від   12  травня  2020 року    №2241       «Про внесення змін до Переліку адміністративних послуг, які надаються через відділ Центр надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради»

6. Секретарю ради Дєдух І.М. оприлюднити дане рішення на офіційному сайті Овруцької міської ради в мережі Інтернет.

Міський голова                                                            І.Я.Коруд

у новій редакції

ПЕРЕЛІК

адміністративних послуг, які надаються через

відділ Центр надання адміністративних послуг

виконкому Овруцької міської ради  

*-   послуги будуть надаватися після внесення Мін’юстом доповнення до переліку ЦНАП, через які надаватимуться послуги ДРАЦС, затвердженого наказом Мін’юсту від 29.08.2018 №2825/5

** – послуги  Пенсійного фонду будуть надаватися з моменту підписання Угоди з Овруцьким відділом обслуговування  громадян Головного управління ПФУ в Житомирській області через ЦНАП представниками відділу обслуговування  громадян Головного управління ПФУ в Житомирській області відповідно графіку прийому

Секретар ради                                                       Дєдух І.М.

Додаток  2

до рішення міської  ради VII скликання

від   16.07.2020р.     № 2445

Про затвердження Переліку

Овруцької міської ради у новій редакції

с. Бондарі, с.Покалів  Овруцької міської ради

*-   послуги будуть надаватися після внесення Мін’юстом доповнення до переліку ЦНАП, через які надаватимуться послуги ДРАЦС, затвердженого наказом Мін’юсту від 29.08.2018 №2825/5

** – послуги  Пенсійного фонду будуть надаватися представниками  Овруцького відділу обслуговування  громадян Головного управління ПФУ в Житомирській області відповідно графіку прийому

Секретар ради                                                                      І.М.Дєдух

У К Р А Ї Н А

Овруцька міська рада Житомирської області

Р І Ш Е Н Н Я

Тридцять друга  сесія                                                       VІІ  скликання

Від 05 вересня  2019 року    №1546

послуг виконкому Овруцької міської ради.

Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законів України «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», розпорядження Кабінету Міністрів України від 16 травня 2014 року № 523-р «Деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг», з урахуванням Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2013р. № 588 (зі змінами), з метою удосконалення, створення зручних і сприятливих умов для отримання послуг громадянами та суб’єктами господарювання, забезпечення відкритості інформації про діяльність органів виконавчої влади, шляхом узгодження роботи між суб’єктами надання адміністративних послуг та Центром надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради, міська рада

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Регламент відділу Центр надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради. (Додається)
2. Вважати таким, що втратило чинність рішення п’ятнадцятої сесії 7 скликання від 29.08.2018 року № 711  «Про затвердження Регламенту та Переліку адміністративних послуг, які надаються через Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Овруцької міської ради».
3. Секретарю ради Дєдух І.М. оприлюднити дане рішення на офіційному сайті Овруцької міської ради в мережі Інтернет.
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію з питань законності і правопорядку, депутатської етики, регламенту та регуляторної діяльності та начальника відділу Центр надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради.

Міський голова                                                                          І.Я.Коруд

Додаток 1

до рішення сесії міської ради

від  05.09.2019  №1546

РЕГЛАМЕНТ
відділу Центр надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради

1.    Загальні положення.

1.1 Регламент відділу Центру надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради (далі – Регламент) розроблено відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги», з урахуванням Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 01 серпня 2013 р. № 588 (з змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 494 від 01.10.2014, № 652 від 22.09.2016, № 714 від 14.08.2019), рішення Овруцької міської ради від 29 липня 2019 року  №1476 «Про затвердження Концепції розвитку та підвищення ефективності функціонування Центру надання адміністративних послуг Овруцької міської ради на  2019-2021 роки», рішення Овруцької міської ради від 29 липня 2019 року  №1477 «Про модернізацію відділу Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Овруцької міської ради»

Цей Регламент визначає порядок організації роботи  відділу Центр надання адміністративних послуг виконкому Овруцької міської ради (далі – Центр, ЦНАП), порядок дій адміністраторів Центру, віддаленого робочого місця адміністратора та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

1.2. ЦНАП та суб’єкти надання адміністративних послуг у своїй діяльності керуються Законом України «Про адміністративні послуги» від 6 вересня 2012 року № 5203-VI, Законом України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» від 6 вересня 2005 року № 2806-IV; іншими нормативно-правовими актами, що регламентують надання адміністративних послуг, рішеннями Овруцької міської ради, виконавчого комітету Овруцької міської ради, положенням про Центр та регламентом Центру

1.3. Терміни, які використовуються у цьому Регламенті, вживаються у значеннях, наведених у законах України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

1.4. Надання адміністративних послуг у центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:

1) верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

стабільності;

2) рівності перед законом;

3) відкритості та прозорості;

4) оперативності та своєчасності;

5) доступності інформації про надання адміністративних послуг;

6) захищеності персональних даних;

7) раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

8) неупередженості та справедливості;

9) доступності та зручності для суб’єктів звернення.

1.5. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням сесії міської ради.

1.6. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх посадових осіб ЦНАП , а також для суб’єктів надання адміністративних послуг в частині надання відповідних послуг через Центр.

2. Вимоги до приміщення, в якому розміщується центр

2.1. Центр розміщується в центральній частині міста за адресою м. Овруч, вул. Героїв Майдану, 21 у зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.

На вході до приміщення розміщуються вивіска з найменуванням центру та табличка з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи .

Графік роботи центру, його віддаленого робочого місця адміністратора затверджується Овруцькою міською радою з урахуванням потреб суб’єктів звернення та відповідно до вимог Закону України “Про адміністративні послуги”.

Приміщення та стоянки центру облаштовані з урахуванням потреб осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення згідно з вимогами відповідних державних будівельних норм, стандартів і правил. Вхід до приміщення центру облаштований пандусом та поручнями з обох боків для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок, паркувальнними місцями для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення та велосипедів.

У приміщенні центру облаштована санітарна кімната з урахуванням потреб осіб з інвалідністю, зокрема тих, що пересуваються на кріслах колісних, та інших маломобільних груп населення де розміщений пеленальний столик.

В приміщенні Центру оформлений дитячий куточок.

2.2. Приміщення Центру поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками Центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини Центру.

Відкрита частина включає:

• сектор прийому;
• сектор інформування;
• сектор очікування;
• сектор обслуговування.;
• громадську приймальну.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками Центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини Центру. Відкрита частина включає місце для очікування та інформування суб’єктів звернення, а також для прийому та обслуговування.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву). В закритій частині розміщена кімната для персоналу.

Вхід до закритої частини Центру суб’єктам звернення забороняється.

2.3. Сектор прийому (рецепція) облаштовується при вході до приміщення Центру та визначається працівник відповідальний за перший контакт з суб’єктами звернення, їх загальне інформування та консультування з питань роботи Центру.

2.4. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, та/або інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, комп’ютерною технікою з вільним доступом до Інтернету та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг приміщення, де розміщені сектор інформування Центру, віддалене робоче місце адміністратора, облаштовуються відповідними засобами (зокрема скринькою) та/або в них розміщується в доступному місці книга відгуків і пропозицій.

2.5. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.

У секторі очікування облаштовуються місця для суб’єктів звернень – не менш як 10 місць.

Сектор очікування у разі потреби обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, що мають вади зору.

У приміщеннях Центру, у приміщені, де розміщене віддалене робоче місце адміністратора, створюються умови для оплати суб’єктами звернень адміністративного збору (зокрема, розміщуються банкомати, платіжні термінали (у тому числі POS-термінали, програмно-технічні комплекси самообслуговування).

2.6. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора  Центру.

2.7. Площа секторів очікування та обслуговування центру, приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора, повинні бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів Центру.

Загальна площа секторів очікування та обслуговування становить не менш як 50 кв. метрів.

2.8. На інформаційних стендах розміщується інформація, зокрема, про:

1) найменування Центру, його місцезнаходження та місцезнаходження його віддалених робочих місць адміністраторів, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;

2) графік роботи Центру, його віддаленого робочого місця адміністратора (прийомні дні та години, вихідні дні);

3) перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, його віддаленого робочого місця адміністратора та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

4) строки надання адміністративних послуг;

5) бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

6) платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

7) супутні послуги, які надаються в приміщенні Центру;

8) прізвище, ім’я, по батькові керівника Центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;

9) Положення про Центр;

10) Регламент Центру;

11) графік прийому суб’єктів звернення посадовими особами Овруцької міської ради.

2.9. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, віддалене робоче місце адміністратора, розміщується у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.

Перелік адміністративних послуг, які надаються через віддалене робоче місце адміністратора, затверджується Овруцькою міською радою, з урахуванням потреб суб’єктів звернення.

2.10. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення або на веб-сайті центру (веб-сайті Овруцької міської ради).

2.11. Особам з інвалідністю та іншим маломобільним групам населення забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів. У разі можливості на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування в інший спосіб, який є зручним для осіб з інвалідністю, зокрема осіб з порушеннями слуху, зору, та інших маломобільних груп населення.

Для забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктам звернення, які є глухими, німими або глухонімими, до роботи Центру може залучатися перекладач жестової мови.

2.12. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі Центру можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій та послуг.

2.13. У відповідності з до Меморандуму про взаємне співробітництво Овруцької міської ради та Овруцької районної державної адміністрації для поліпшення якості надання адміністративних послуг мешканцям ОТГ та району від 26.11.2018 року у приміщенні Центру визначені місця для прийому адміністраторами ЦНАП Овруцької РДА.

3.Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг.

3.1 Інформація для суб’єкта звернення щодо надання адміністративних послуг подається в інформаційних картках адміністративних послуг, а порядок розгляду і вирішення справ щодо надання конкретних адміністративних послуг – у технологічних картках.

3.2 Інформаційні і технологічні картки адміністративних послуг розробляються суб’єктами надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу та затверджуються відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» та вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги, що затверджені Кабінетом Міністрів України, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг.

3.3 Виконавчий комітет Овруцької міської ради, а також керівник Центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

3.4 У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це Виконавчий комітет Овруцької міської ради, а також керівника центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством

4. Інформування суб’єктів звернення

4.1 У Центрі може утворюватися інформаційний підрозділ (сектор) або визначатися посадова особа для надання допомоги суб’єктам звернення, їх консультування із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому.

У інформаційному підрозділі Центру або у посадової особи (консультанта) суб’єкти звернення можуть отримати:

• інформацію щодо діяльності ЦНАП і адміністративних послуг;
• загальну консультацію щодо конкретної адміністративної послуги;
• допомогу у користуванні системою регулювання черги та інформаційними терміналами (у разі їх наявності);
• консультацію щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг;
• інформацію щодо рахунків і банківських реквізитів для сплати адміністративного збору;
• вихідний пакет документів – результат послуги (якщо для цього не визначено інший порядок);

7) іншу допомогу, яка необхідна їм перед прийомом в адміністратора та яка пов’язана із наданням адміністративних послуг у ЦНАП.

4.2 Міська рада створює та забезпечує роботу веб-сайту Центру або окремого розділу на веб-сайті ради де розміщується інформація, зазначена у пункті 2.8 розділу 2 цього Регламенту, а також відомості про місце розташування Центру, віддаленого робочого місця адміністратора Центру, найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.

4.3. Суб’єктам звернення, які звернулися до центру, до адміністратора, що працює на віддаленому робочому місці, з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, що аналогічний способу звернення, або в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб.

5.Керування чергою в центрі (за потреби)

5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у Центрі, на віддаленому робочому місці адміністратора вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.

5.2. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором Центру реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).

5.3. У Центрі, та на віддаленому робочому місці адміністратора, може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до центру, адміністратора центру, що працює на віддаленому робочому місці, з використанням телефонного зв’язку та/або електронної реєстрації на веб-сайті центру (сторінки на веб-сайті міської ради). Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником Центру години.

У разі запізнення суб’єкта звернення на прийом за попереднім записом більш ніж на 5 хвилин попередній запис анулюється. У цьому випадку суб’єкт звернення може подати документи в загальному порядку або записатися на певну дату та час повторно.

5.4. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

6. Прийняття заяви та інших документів у центрі.

6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в центрі або  у віддаленому робочому місці адміністратора.

Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб – підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.

Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.

6.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.

6.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі ,віддаленому робочому місці адміністратора особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

6.4. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

6.5. Адміністратор Центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

6.6. Адміністратор Центру складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.

6.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора Центру, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в Центрі електронного документообігу – в електронній формі.

6.8. Адміністратор Центру під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (в Центрі, віддаленому робочому місці адміністратора), спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.

6.9. Адміністратор Центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг у Центрі, на віддаленому робочому місці адміністратора може вестися централізовано (зокрема шляхом запровадження електронного документообігу) або окремо в Центрі та на віддаленому робочому місці адміністратора.

6.10. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор Центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.

6.11. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор Центру формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.

6.12 Якщо під час прийняття вхідного пакету документів адміністратор виявив факт відсутності одного чи кількох документів, необхідних для отримання адміністративної послуги (передбаченого законом та відповідною інформаційною карткою адміністративної послуги) та/або очевидну помилку, неточність чи неповноту відомостей, адміністратор за вибором суб’єкта звернення повертає документи суб’єктові звернення без реєстрації для усунення недоліків, за можливості – надає допомогу в їх усуненні, або реєструє вхідний пакет документів з недоліками.

6.13 При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх не усунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні – описі вхідного пакету документів, а за можливості також повідомляється телефоном.

6.14 Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через ЦНАП/адміністратора із фіксацією цих дій в матеріалах справи та журналі реєстрації. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну) або вносяться зміни у раніше виданий опис. Внесення додаткових документів та/або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).

6.15 У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.

6.16. Інформацію про вчинені дії адміністратор Центру вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

7.Опрацювання справи (вхідного пакета документів).

7.1 У випадках передбачених рішенням міської  ради, відповідно до законодавства, рішення про надання адміністративної послуги приймається невідкладно у ЦНАП.

7.2 Після вчинення дій, передбачених розділом 6 цього Регламенту, адміністратор не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів зобов’язаний направити (передати) вхідний пакет документів суб’єкту надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі (надалі – виконавець), про що робиться відмітка у листі-проходженні справи із зазначенням часу, дати та підпису  представника суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її направлено, та поставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи. Відомості про передачу вхідного пакету документів вносяться адміністратором до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі. В листі-проходження вказується контрольна дата виконання послуги.

7.3 Передача справ у паперовій формі з Центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не рідше одного разу протягом робочого дня, віддаленого місця робочого місця адміністратора Центру – не пізніше наступного робочого дня. У разі, якщо суб’єктом надання адміністративних послуг є територіальний орган (підрозділ) центрального органу виконавчої влади – строки та порядок передачі документів визначаються в узгодженому рішенні.

7.4 Отримавши справу, суб’єкт надання адміністративної послуги (далі також – виконавець) зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, а також прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.

7.5 Виконавець зобов’язаний вирішити справу у строки, визначені технологічною карткою адміністративної послуги і не пізніше наступного робочого дня з моменту вирішення справи, сформувати вихідний пакет документів та направити його до ЦНАП, про що він зазначає в журналі або електронному реєстрі.

7.6 Адміністратор ЦНАП у день надходження результату вирішеної справи (адміністративної послуги) здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей в журнал або електронний реєстр.

7.7 Адміністративна послуга, що потребує декількох дій (етапів) для її вирішення та дозволяє (передбачає) паралельне опрацювання справи двома і більше структурними підрозділами (виконавчими органами), суб’єкт надання адміністративних послуг забезпечує проходження цих дій (етапів) у встановленому порядку відповідно до технологічної картки адміністративної послуги без участі суб’єкта звернення – шляхом міжвідомчої взаємодії (в тому числі, за можливості, із застосуванням електронного документообігу). Для цього матеріали справи чи їх копії у паперовій та/або електронній формі одночасно передаються та/або надсилаються усім залученим виконавцям. Зведення матеріалів справи здійснюється виконавцем (суб’єктом надання адміністративної послуги), що ухвалює (або готує) кінцеве рішення у справі.

7.8 Суб’єкт надання адміністративної послуги, за потреби, отримує документи або інформацію, що перебувають у володінні інших адміністративних органів, підприємств, установ або організацій, що до сфери їх управління. Таке отримання здійснюється за умови наявності в матеріалах справи згоди (дозволу) суб’єкта звернення на збирання, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

7.9 Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.

7.10 Контроль за дотриманням виконавцем (виконавцями) терміну розгляду справи та прийняття рішень здійснюється адміністраторами, відповідно до розподілу обов’язків керівником ЦНАП.

У разі виявлення факту (фактів) порушення щодо розгляду справи (вимог щодо термінів надання адміністративної послуги згідно технологічної картки тощо) або вимог діючого законодавства в процесі надання адміністративної послуги посадовою чи службовою особою суб’єкта надання адміністративної послуги адміністратор зобов’язаний невідкладно інформувати про це керівника ЦНАП.

7.11 Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

1) своєчасно інформувати Центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

2) надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора Центру про хід розгляду справи.

7.12 У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного (повністю або частково відмовного) для суб’єкта звернення рішення, виконавець повинен врахувати, чи може отримання від суб’єкта звернення додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та відповідно – забезпечити право суб’єкта звернення на участь у процесі розгляду справи та прийняття рішення. Будь-яке додаткове витребування та отримання пояснень, інформації, документів від суб’єкта звернення здійснюється лише через ЦНАП.

8.Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення.

8.1 Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Центру, віддаленого робочого місця адміністратора Центру про що зазначається в листі про проходження справи.

8.2 Адміністратор у день надходження результату надання адміністративної послуги здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа-проходження справи, а також до відповідного реєстру у паперовій та/або електронній формі та повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений ним спосіб (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).

8.3 Результат надання адміністративної послуги (вихідний пакет документів) передається суб’єктові звернення особисто (в тому числі його/її представнику) при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника; або, у випадках передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта звернення спосіб.

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному органом, що утворив Центр, і зберігається в матеріалах справи.

8.4 Відмова у позитивному вирішенні справи щодо адміністративної послуги оформляється суб’єктом надання письмово, з визначенням передбачених законодавством підстав для такої відмови та їх обґрунтуванням, та долучається до справи.

Письмове повідомлення суб’єкта надання про відмову у позитивному вирішенні справи щодо надання адміністративної послуги видається суб’єкту звернення під особистий підпис або надсилається поштою, про що суб’єкт звернення повідомляється телефоном або електронною поштою у день реєстрації у ЦНАП такого повідомлення.

8.5 У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в центрі, а потім передається для архівного зберігання.

8.6 У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор реєструє інформацію про результат вирішення справи у журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.

Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні) або отриманням повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою).

8.7 Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та, в межах повноважень, адміністратори і керівник Центру.

8.8 Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній ( відскановані документи) формі, зокрема, заява суб’єкта звернення з описом вхідного пакета документів та лист про проходження, копія квитанції про сплату адміністративного збору (у разі платності адміністративної послуги), копія довіреності (у разі подання або отримання документів уповноваженою особою), копія результату надання адміністративної послуги, оригінал результату надання адміністративної послуги, в разі його неотримання суб’єктом звернення, зберігається у Центрі.

У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.

Інформація про адміністративні послуги надані адміністратором центру, що працює на віддаленому робочому місці, подається центру для узагальнення в порядку, визначеному регламентом центру.

8.9 Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

9.Особливості діяльності адміністратора Центру, що працює на віддаленому робочому місці

9.1. Рішення про утворення та розміщення віддаленого робочого місця адміністратора приймається Овруцькою міською радою відповідно до вимог цього регламенту, та з урахуванням потреб суб’єктів звернення, кількості населення, що буде ними обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.

Віддалене робоче місце адміністратора розміщується на першому поверсі адмінбудівлі Бондарівського старостинського округу де створені належні умови для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення.

9.2. У приміщенні де розміщене віддалене робоче місце адміністратора, забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг, з дотриманням вимог, встановлених цим регламентом.

9.3. Приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора облаштовується місцями для очікування суб’єктами звернень.

10.Особливості діяльності адміністратора центру, що працює на віддаленому робочому місці,  утвореному в Овруцькій об’єднаній територіальній громаді.

10.1. Адміністратор Центру, що працює на віддаленому робочому місці, може обслуговувати населення одного або декількох старостинських округів.

10.2. За рішенням міської ради, окремі функції адміністратора, пов’язані з отриманням заяви та вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг або наданням адміністративних послуг, можуть здійснюватися старостою.

Секретар ради                                                               Дєдух І.М.