ПРОЕКТ

У К Р А Ї Н А

Овруцька міська рада

Р І Ш Е Н Н Я

Сорок третя сесія                                                                             VІІ скликання

Від  10 квітня  2020 року      №

ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

Заслухавши інформацію начальника юридичного відділу виконавчого комітету Овруцької міської ради Першко О. М., керуючись ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», ст. 26 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, беручи до уваги Рішення сесії Овруцької міської ради 36-ї сесії VII скликання від 26.11.2019р. № 1768, враховуючи рекомендації засідання постійних депутатських комісій від 07.04.2020р., міська рада

В И Р І Ш И Л А:

1. Створити юридичну особу (організаційно правова форма –комунальна організація (установа, заклад) ТРУДОВИЙ АРХІВ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ за юридичною адресою: 11101, Україна, Житомирська область, м. Овруч, вул. Героїв Майдану, 21.
2. Затвердити Положення про ТРУДОВИЙ АРХІВ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ (Додаток 1).
3. Овруцькому міському голові Коруду І. Я. призначити в установленому законодавством порядку керівника ТРУДОВОГО АРХІВУ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ з укладанням контракту.
4. Керівнику ТРУДОВОГО АРХІВУ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ провести відповідні організаційно-правові заходи, пов’язані з реєстрацією юридичної особи ТРУДОВИЙ АРХІВ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ.
5. Рішення сесії Овруцької міської ради 36-ї сесії VII скликання від 26.11.2019р. № 1770 «Про затвердження Положення про трудовий архів Овруцької міської ради» визнати нечинним.
6. Виконавчому комітету Овруцької міської ради оприлюднити дане рішення в засобах масової інформації.
7. Контроль за виконанням рішення покласти на керівника ТРУДОВОГО АРХІВУ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ та постійну комісію міської ради з питань бюджету, комунальної власності та соціально-економічного розвитку.

Овруцький міський голова                                                              Іван КОРУД

ДОДАТОК № 1

до рішення 43-ої сесії  міської ради

VІІ скликання

 від 10.04.2020 року №

ПОЛОЖЕННЯ
про ТРУДОВИЙ АРХІВ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

1. ТРУДОВИЙ АРХІВ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ (далі – Трудовий архів) створений ОВРУЦЬКОЮ МІСЬКОЮ РАДОЮ (далі – Засновник) для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – архівні документи).
2. Юридична адреса ТРУДОВОГО АРХІВУ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ: 11101, Україна, Житомирська область, м. Овруч, вул. Героїв Майдану, 21.

Організаційно-правова форма: комунальна організація (установа, заклад).

Назва юридичної особи:

повна – ТРУДОВИЙ АРХІВ ОВРУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ.

3. Трудовий архів утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.
4. Трудовий архів підпорядкований Засновнику та підзвітний і підконтрольний державному архіву Житомирської області.
5. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцієюі законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями і розпорядженнями Овруцької міської ради, виконавчого комітету Овруцької міської ради та цим положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Укрдержархіву, державного архіву Житомирської області.

6. Основними завданнями Трудового архіву є:

забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

7. Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
8. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державними архівами;

2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;

3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;

5) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;

6) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Овруцької міської об’єднаної територіальної громади (тих, що діяли (були зареєстровані) на території інших громад Овруцького району – у випадку наявності відповідних договорів з іншими радами об’єднаних територіальних громад Овруцького району), відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;

7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою – підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;

8) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу відповідної районної державної адміністрації акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

9) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;

10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;

11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;

12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;

13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;

14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;

15) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;

16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;

17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

9. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:

1) одержувати від ліквідаційних комісій (ліквідаторів) відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів для визначення вартості послуг, що здійснює Трудовий архів, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;

2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;

3) укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами – підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому Типовому положенню;

4) розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;

5) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;

6) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;

7) брати участь у нарадах, які проводять районна державна адміністрація, орган місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), державний архів Житомирської області, в разі розгляду на них питань роботи з документами;

8) одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів).

10. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з відповідним архівним відділом районної державної адміністрації та затверджується керівником Трудового архіву. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідно державному архіву Житомирської області, архівному відділу районної державної адміністрації.
11. У Трудовому архіві зберігаються:

1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб – підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на території Овруцької міської об’єднаної територіальної громади, (тих, що діяли (були зареєстровані) на території інших громад Овруцького району – у випадку наявності відповідних договорів з іншими радами об’єднаних територіальних громад Овруцького району);

2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;

3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на території Овруцької міської об’єднаної територіальної громади, (тих, що діяли (були зареєстровані) на території інших громад Овруцького району – у випадку наявності відповідних договорів з іншими радами об’єднаних територіальних громад Овруцького району), якщо інше не передбачено чинним законодавством;

4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.

12. Трудовий архів очолює директор (завідувач), який призначається на посаду та звільняється з посади відповідним розпорядженням Овруцького міського голови.
13. Директор (завідувач) Трудового архіву:

1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;

2) контролює виконання службових обов’язків працівниками Трудового архіву;

3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

4) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;

5) представляє Трудовий архів з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

14. Службові обов’язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керівником Трудового архіву.
15. Штатний розпис Трудового архіву затверджується Овруцьким міським головою з урахуванням виконання всіх покладених на нього завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню в архіві, обсягів довідкової роботи.
16. Трудовий архів створюється як юридична особа публічного права, має власну печатку зі своїм найменуванням, штампи і бланки, рахунки в органах Державної казначейської служби.
17. Ліквідація та реорганізація Трудового архіву проводиться за рішенням Засновника у відповідності до вимог чинного законодавства.

Секретар ради                                                                    І. М. Дєдух

  Завантажити документ